Ne pas être payé fait partie des principaux risques auxquels s’exposent les travailleurs indépendants. Il peut arriver à tout le monde de tomber sur un client qui met du temps à régler sa facture, voir même qui ne s’acquitte pas du montant dû. En tant que freelance, ces situations peuvent vous placer dans une position financière critique. Pour prévenir ce type de problème, il y a des paramètres à ne pas négliger. Voici nos conseils pour éviter les impayés et les retards de paiement lorsqu’on est freelance.
Imposer vos règles dès le début
En premier lieu, il convient de bien commencer votre relation client en discutant avec celui-ci de vos modalités de paiement. Mettez-vous d’accord sur le rythme de la facturation (Mensuel ? À certaines étapes clés ? À la fin de la mission ?). Mentionnez aussi le mode de versement et communiquez bien vos coordonnées en amont, que ce soit pour un règlement par chèque ou par virement bancaire. N’hésitez pas non plus à lui pointer vos conditions en cas d’impayé ou de retard.
Renseignez-vous sur votre client
Il peut être également utile de s’informer sur quel type de client est votre prospect avant de vous engager avec lui. N’hésitez pas à vous renseigner si vous avez un doute. Vérifiez son numéro SIRET si c’est une entreprise. Questionnez-le sur son modèle économique ou en faisant une petite recherche sur le web, en particulier sur le site societe.com. Les données présentées sont publiques et il est donc totalement légal d’en prendre connaissance.
Si vous sentez que quelque chose ne semble pas normal, n’oubliez pas que vous avez tout à fait le droit de refuser cette mission.
Faites signer un devis ou un contrat pour éviter les impayés et les retards de paiement
C’est un élément primordial : établissez un devis ou un contrat et faites-le signer par votre prospect. Ne commencez jamais à travailler sans obtenir cette preuve officielle qui engage les deux parties. Ce document est une garantie autant pour vous que pour votre client. Il demeure également utile pour que vous soyez sûrs que vous êtes bien d’accord sur les conditions de travail. Cela officialise la mission, ses étapes, sa durée et bien sûr son prix.
Si jamais il n’existe ni devis ni contrat, assurez-vous de conserver une trace écrite (par e-mail notamment) des conditions sur lesquelles vous vous êtes mis d’accord. Si vous avez seulement parlé du projet, sa durée et son tarif à l’oral, prenez le temps de tout récapituler par e-mail afin de garder une preuve de vos échanges en cas de litige.
Demandez un acompte
Par ailleurs, avant de commencer une mission, vous pouvez demander une avance à votre client. Cela permet de s’assurer de la bonne foi de ce dernier. En effet, quelqu’un qui ne veut pas payer un acompte, ça interroge et ne met pas en confiance pour la suite ! De plus, un acompte officialise le contrat et constitue une preuve de l’accord entre le freelance et le client. C’est à vous de fixer cette somme, généralement entre 20 et 50 % du montant total de la prestation. Un versement de 30 % est souvent demandé sur les contrats freelances.
Établissez des pénalités de retard afin d’éviter les impayés et les retards de paiement
Pour éviter les impayés et les retards de paiement quand on est freelance, il est fortement conseillé de fixer des pénalités de retard. Vous devez les définir en amont et les mentionner clairement sur vos CGV, vos devis, vos contrats et vos factures. En effet, vous ne pouvez pas exiger des pénalités si votre client n’était pas au courant de leur existence. D’où l’importance de bien y réfléchir avant et de les inclure dans vos documents officiels afin de ne pas être pris au dépourvu face à un mauvais payeur.
Envoyez rapidement votre facture
Une fois la mission terminée ou bien à certaines dates butoirs, selon ce qui a été décidé avec le client, ne tardez pas à envoyer votre facture. N’attendez pas que votre client ait oublié votre prestation à tel point qu’il puisse croire qu’il vous a déjà payé ! Sur votre facture, mentionnez bien une échéance que le client doit respecter. De manière générale, le versement doit se faire dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la facture. Il peut aller jusqu’à 60 jours, mais pas au-delà. À vous de faire transparaître vos exigences sur vos documents et notamment sur votre fiche de facturation.
Relancez le client
Dernier conseil pour éviter les impayés et les retards de paiement en freelance : relancez votre client ! Une dizaine de jours avant la fin du délai de paiement, n’hésitez pas à lui envoyer un petit mail de relance pour l’avertir. S’il tarde à vous régler, contactez-le ensuite par téléphone pour lui dire que vous attendez son versement.
Vous savez à présent l’essentiel pour éviter tout impayés et retards de paiement lors de votre activité de freelance. Bien sûr, cela ne peut pas garantir que vous serez toujours payé en temps et en heure. Mais cela vous permet de vous équiper pour prévenir que cela advienne et de vous protéger un minimum.
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